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¿Estás listo para tu primera feria?

Tu primera vez en cualquier cosa siempre es intimidante; las personas que no están de acuerdo son simplemente mentirosas o bastante asustadas para admitirlo … La verdad es que prepararse para una feria comercial en Estados Unidos puede ser una experiencia muy desafiante. Hay una gran cantidad de presupuestos de marketing y logística. Las ferias comerciales ofrecen una gran variedad de beneficios para su negocio, pero a menudo demandan una gran cantidad de enfoque, trabajo y compromiso. Si nunca antes has exhibido en una feria, todo el proceso de preparación de muestras, cómo decorar tu stand y preparar a tu equipo de ventas puede parecer increíblemente difícil. El mejor par de consejos que le puedo dar es que usted sea la principal fuerza de ventas en la feria, también sea muy rentable, no gaste dinero innecesario sino la cantidad correcta, para esto la mejor manera de hacerlo es comprar sus propios artículos y accesorios portátiles para exposiciones. Entonces, su primera parada debe ser USAexhibitor.com o ExhibitionDisplay.net y verificar su línea completa de productos.

Consejo: compre su propio stand de feria comercial, exhibiciones portátiles o stands portátiles.

Hay una gran cantidad de costos ocultos que implican una feria de negocios en Estados Unidos. La mayoría de ellos implican trabajo sindical y servicios adicionales:

Manejo de materiales: ya sea que su feria sea en un centro de convenciones o en un salón de baile de un hotel, seguramente no podrá traer sus propios suministros. No espere respaldar su automóvil hasta el muelle de carga para obtener su stand allí. Debido a las restricciones laborales sindicales, tendrá que pagar las tarifas de manejo de materiales para su envío. El tiempo extra es adicional, y muchas ferias requieren horas extras en las noches o los fines de semana. El “manejo especial” también es adicional: si envía envíos a través de FedEx o UPS, tendrá que pagar esto. Si lleva una caja a la puerta de exhibición de exhibidores portátiles, tendrá que pagarla también, porque tendrán que llamar a alguien para que la lleve consigo. Los cargos por manejo de materiales son por libra, en incrementos de 100 libras (llamados CWT). Si tiene un pequeño stand y algunas cajas de regalos, haga un presupuesto de alrededor de 200 libras de carga. Recuerde que los cargos serán en ambas direcciones: para el espectáculo y de regreso a casa. Presupueste $ 300 en cada tramo para un puesto pequeño y básico (y esté encantado si su actual es más bajo).

Costos de Envío: no tiene que usar el proveedor de servicios. Puede elegir un transportista y solicitar presupuestos reales para envíos futuros desde sus sitios web. Uso el mismo operador para todos mis shows, así que puedo usar un orden de compra general; si su empresa requiere pedidos / pedidos de compra para cada gasto, esto le ayudará a reducir los trámites. Al igual que el manejo de materiales, el envío es por libra. Asegúrese de presupuestar el tiempo de espera del conductor para espectáculos grandes; se le cobrará por hora por el tiempo del conductor mientras hace cola en el muelle de carga. El presupuesto varía ampliamente dependiendo de la ubicación de tus shows. Obtenga estimados reales de una compañía naviera y pregúnteles sobre cualquier tarifa adicional / tiempo para limpiar aduanas para espectáculos internacionales.

Muebles: si su stand no incluye una mesa, sillas y papeleras, deberá alquilarlas. Tendrá que elegir el color para el drapeado de su mesa (incluido) o traer su propio mantel (lo recomiendo; puede obtener uno con su logotipo para una inversión relativamente pequeña). Los costos son por día, desde $ 25 por día por un bote de basura hasta un par de cientos por una mesa. Presupuesto de $ 350 por día para una mesa básica, dos sillas y un bote de basura, pero tenga en cuenta que las tarifas varían ampliamente según la compañía de servicios de exhibición. Los sofás y los muebles de lujo cuestan más.

Limpieza: ¿Quieres que se vacíe la basura que alquilaste? Eso es adicional, al igual que la aspiración diaria de la alfombra de su stand. Agregue un par de cientos de dólares por estos servicios, cobrados por día, por la duración de su espectáculo. Alfombra: si su show está en un salón de baile del hotel, probablemente pueda saltear la alfombra (pero lea la letra pequeña para estar seguro). Si está en un centro de convenciones, tendrá que alquilar alfombras. Y relleno. No puedo enfatizar esto lo suficiente: pagar por el mejor relleno de alfombras que pueda alquilar. Es lo único que se interpone entre los pisos de concreto y sus pies cada vez más cansados ​​para los tramos de 8 a 10 horas. Si tiene un buen acolchado para alfombras, las personas vendrán a hablar con usted solo para pararse en él. Presupuesto $ 250 / día para alfombras.

Electricidad: la energía generalmente no está incluida en la tarifa de alquiler de su stand. No suponga que estará cerca de una toma de corriente; incluso si lo es, no puede simplemente enchufar la luz de su stand (las reglas de la unión nuevamente). Presupuesto de $ 125 / día para una toma de corriente. Esos son los conceptos básicos. Asegúrese de completar el formulario de “método de pago” de la compañía de servicios de exhibición; este formulario recapitula todos los servicios que está ordenando y proporciona la información de su tarjeta de crédito al proveedor. Tenga en cuenta que los proveedores de electricidad, AV, Internet y florales suelen ser empresas / formularios separados.

Internet: si necesita acceso a la web para su stand, pagará caro. Mi última gran convención en DC cobró $ 1,000 por Internet en el stand. Si puedes vivir sin eso, hazlo. El costo varía ampliamente según el lugar; todavía no he visto uno que ofrezca wifi gratis. Recuperación de plomo: la recuperación electrónica de plomo (escáneres de insignia) es una buena inversión para grandes espectáculos. Le ahorrarán mucho tiempo después del espectáculo en la entrada de datos y harán que el seguimiento sea mucho más fácil. Presupuesto $ 1000 / show para alquilar uno. (Y asegúrese de instalar cualquier software antes del espectáculo).

Alquiler de AV: si necesita monitores, televisores, micrófonos u otro equipo audiovisual, deberá alquilarlos por separado. El costo varía ampliamente en función de lo que necesita.

Flores: si desea vestir su stand, puede alquilar arreglos florales por día. Presupuesto $ 100 / día para alquilar un par de madres básicas. (Y asegúrese de que nadie se vaya con ellos; tuve que evitar que un asistente al espectáculo se fugase con mi planta en macetas).

Mano de obra: si la construcción de su stand requiere herramientas, tendrá que pagar la mano de obra sindical. El costo varía ampliamente según su configuración; no necesitarás esto si tienes una cabina emergente básica y pequeña. La idea no es sonar para nada intimidante, pero para hacerte pensar de antemano, las Ferias independientemente de tu negocio pueden darte una gran ventaja, sin embargo, no necesitas gastar todo tu dinero en la primera, siempre pides el manual del expositor y léalo cuidadosamente, y si tiene alguna duda siempre pregunte a los organizadores.

Buena suerte, y siempre … diviértete siempre.

por: Guillermo Ciudad Real

East Coast Trade Show Consultant Exhibition Display, LLC 

PRESUPUESTO PARA UNA FERIA EXITOSA EN ESTADOS UNIDOS

Asegurar suficiente espacio de presupuesto para el marketing de ferias comerciales es crucial para el éxito del marketing de eventos, especialmente cuando su plan es aumentar las ventas, y muchas veces es más fácil decirlo que hacerlo.

Los jefes están preocupados por el gasto sin retorno, y como tal, están cansados ​​de los aumentos en el gasto que no se pueden justificar con un buen rendimiento. Aquí es donde el cálculo de su ROI es útil. Si puede demostrarles a sus superiores que su último evento obtuvo un gran rendimiento, será mucho más probable que afloje los hilos. Si ha tenido algunos eventos de bajo rendimiento, puede aprovechar ese historial para su beneficio. Defiende tu caso ante los superiores, diles que tus esfuerzos de mercadotecnia siguen siendo insuficientes porque tu presupuesto sí lo hace. Argumente por un presupuesto más grande para el stand de la feria, solicite fondos para exhibir en eventos a los que su organización no ha asistido históricamente o solicite dinero para que más miembros del equipo lo ayuden a alcanzar los objetivos y metas. La clave aquí no es pedir una suma global de dinero, sino solicitar aumentos de fondos a las áreas que usted cree que contribuirán a una mejor campaña de comercialización de ferias comerciales.

A pesar de ello existe en EEUU opciones económicas con las cuales usted puede crear un gran impacto sin sacrificar mucho su presupuesto, en especial recomendamos evitar tratar de hacer un stand custom ya que ello incrementa los costos exageradamente en EEUU debido a la mano de obra, y es que es importante recordarle que el trabajador de cuello azul (blue collar) está bien protegido por sindicatos en Estados Unidos, recomendamos por ello tratar se elegir un stand portátil y para ello la mejor opción es Stands-Portatiles.net una división de Exhibition Display, LLC la empresa más prestigiosa de Estados Unidos líder en montaje de stands donde te atenderán en perfecto español, su especialidad es asesorar e expositores Hispanoamericanos que participan en ferias en centros de convenciones de todo Estados Unidos. Ellos te podrán asesorar de principio a fin en la mejor opción para tus distintas necesidades. Visita: www.Stands-Portatiles.net

ALGUNOS TERMINOS BASICOS USADOS EN FERIAS DE ESTADOS UNIDOS: MATERIAL HANDLING, DRAYAGE, AND FREIGHT

Lo primero es lo primero: el manejo de materiales y el acarreo en el nivel más básico se refiere a lo mismo: el movimiento de los artículos de exhibición entre el vehículo de su transportista y el espacio de su stand comercial. Este es un esfuerzo altamente coordinado que está sucediendo detrás de escena. Para la mayoría de los espectáculos, hay cientos de expositores y todos los materiales de sus stands se reciben en una ubicación central. Su decorador de espectáculos se encarga de asegurarse de que todos esos elementos se distribuyan en los espacios correctos del stand. El decorador de espectáculos evalúa los cargos por este servicio de dos formas básicas:

  • Advance Warehouse
  • Show Site

Así que vamos a profundizar: todas las tasas de acarreo se basan en CWT (peso por 100 libras, en EE. UU.) Multiplicado por una tasa establecida. Las tarifas varían entre salas de espectáculos y para ferias comerciales específicas. Las tarifas adicionales establecidas por espectáculo varían según el tipo de carga que se mueve según lo determinado por el momento y la dificultad de manejo. Las tasas promedio para las exhibiciones de ferias comerciales en 2011 según lo informado por Event Marketing Institute (EMI) y la Exhibit Designers and Producers Association (EDPA) fueron:

  • $83.50 Advance shipment to Warehouse
  • $76.80 Crated shipments direct to Show Site
  • $99.80 Direct to Show Site Shipment with Special Handling (such as glass)
  • $112.20 Direct to Show Site Shipment, Uncrated

¿Una manera fácil de mantener sus cargos más bajos? Agrega Skids (tarimas de carga) todo lo posible. Enviar piezas sueltas es una manera segura de terminar con altos costos de manejo de materiales. ¿Por qué? Cada pieza suelta se evalúa la carga mínima. ¡Consolida, consolida, consolida! Ya sea que envíe al almacén avanzado o muestre el sitio, lo mejor para usted es consolidarlo tanto como sea posible.

En muchos casos, el envío directo al sitio del espectáculo reducirá los cargos por manipulación de materiales. ¿Por qué? Si está enviando directamente al sitio de la exposición, el decorador maneja sus artículos de carga mucho menos que si están moviendo artículos desde un almacén avanzado. Dicho esto, estos son algunos beneficios importantes para el envío al depósito anticipado: Los materiales llegan al espacio del stand más rápido. En general, si envía al almacén de avanzada, una vez que comienza la instalación de la exhibición, sus materiales están normalmente disponibles en el espacio de su stand.Menos de qué preocuparse Tienes suficiente de lo que preocuparte en la planificación de tu feria: enviar tu exhibición antes de tiempo elimina un elemento de tu lista.Con solo dos beneficios, eso no parece tan importante ¿no? ¡INCORRECTO! No subestime el valor de los artículos enumerados anteriormente. Espectáculos con muchos expositores y cortos tiempos de configuración pueden hacer que tener sus materiales en el espacio de su cabina ya sea un regalo del cielo. Si está presionado por un tiempo, puede enviarlo directamente a la sala de exposiciones, pero tenga en cuenta que algunos programas tienen días y horas específicas para que cada expositor reciba sus artículos. En general, puede encontrar esta información en su página de datos rápidos. Si su programa tiene un movimiento específico, vuelva a verificar toda la información de fecha y hora para enviar directamente al programa, ya que además de recibir los cargos de envío del sitio de la demostración, puede obtener cargos adicionales fuera del objetivo.

¿POR QUÉ NO PUEDO SOLO ENVIAR MIS ARTÍCULOS CON UPS O FEDEX?

¡Ciertamente puedes! FedEx y UPS son excelentes para enviar a hoteles y para envíos más pequeños, pero tenga en cuenta lo siguiente: Estas operadoras no esperarán en las filas o en los almacenes de clasificación para entregar los artículos al salón de exhibiciones, por lo tanto, si los usa, le recomendamos que envíe los materiales de la exhibición al depósito anticipado.Independientemente de si envía sus materiales al almacén de avanzada o directamente para mostrar, envíe todos los materiales al mismo tiempo y en conjunto para evitar muchas piezas separadas que podrían perderse. Una vez que los materiales de la exposición se hayan trasladado al espacio de su stand, la exposición esté configurada y haya terminado con sus contenedores de envío, no olvide completar las etiquetas de los contenedores del decorador. Asegúrese de identificar el nombre de su empresa y el número de stand y poner al menos dos etiquetas en diferentes lados del contenedor. El decorador recogerá sus contenedores y los almacenará hasta que finalice el espectáculo.